Von der Bewilligung bis zum Abschluss: Der Weg eines Projekts bei Renovabis

Projektantrag

Wichtigstes Kriterium der Projektförderung ist das „Partnerprinzip“. Das heißt: Renovabis wird dort tätig, wo Partner um Unterstützung konkreter Projekte bitten. Dabei ist Bedingung, dass Projektträger und Bevölkerung durch materielle oder personelle Eigenleistung hinreichend an dem Projekt mitarbeiten. Förderung kann ein Projekt auch nur dann erhalten, wenn es nach der Bezuschussung ohne weitere Hilfe überlebensfähig bleibt.

Langjähriger Projektpartner von Renovabis: Bischof Stanislaw Szyrokoradiuk aus der UkraineLangjähriger Projektpartner von Renovabis: Bischof Stanislaw Szyrokoradiuk aus der Ukraine Ein Projektantrag muss neben der Stellungnahme des zuständigen Ortsbischofs auch eine Projektbeschreibung enthalten. Hier wird das Projektziel dargestellt und begründet und erläutert, wie und in welchem Zeitraum das Ziel erreicht werden soll. Ein Finanzierungsplan muss vorgelegt werden, der Gesamtkosten, Eigenleistungen, Beiträge anderer Geldgeber, eine Risikoeinschätzung sowie die von Renovabis erbetene Unterstützung enthält.

Bewilligung

Auf der Basis dieser Informationen bereiten die zuständigen Referenten nun die Antragsvorlage für die Bewilligungsgremien vor. Über die Bewilligung von Projekten mit einer Antragssumme bis 30.000 Euro entscheidet die Geschäftsführung, zwischen 30.001 Euro und 75.000 Euro entscheidet im Auftrag des Trägerkreises ein sogenanntes „kleines Bewilligungsgremium“ (z.Zt. St. Vesper, H. Puschmann, H. Wiesmann) und über darüber hinausgehende Summen der Trägerkreis (vgl. Zusammensetzung des Trägerkreises).

Projektvereinbarung

Nach der Bewilligung eines Projekts unterzeichnet der Projektpartner eine Projektvereinbarung, in dem die Verpflichtungen des Partners dokumentiert werden. Die Projektpartner bestätigen vor Auszahlung der Zuschüsse durch ihre Unterschrift, dass sie die Mittel ausschließlich für den bewilligten Zweck einsetzen und über die Verwendung der Mittel präzise Rechenschaft ablegen.

Auszahlung und Berichterstattung

Die Zuschüsse werden im allgemeinen in mehreren Teilbeträgen entsprechend den Projektvereinbarungen“ ausgezahlt. Nach Erhalt des Geldes sendet der Projektpartner umgehend eine Empfangsbestätigung an Renovabis. Eine schriftliche Berichterstattung über die Verwendung der Mittel und den Fortschritt des Projekts ist notwendig. Bei Projekten, die den Zeitraum von einigen Monaten überschreiten, sendet der Projektpartner spätestens nach einem halben Jahr einen ersten Bericht über den Verlauf des Projekts sowie einen Finanzbericht und wiederholt dies halbjährlich. Den Finanzberichten müssen Zahlungsbelege beigefügt werden.

Die Auszahlung weiterer Raten erfolgt immer erst nach der Freigabe durch den zuständigen Referenten, der gemeinsam mit der Sachbearbeitung die vollständige Abwicklung der vorherigen Auszahlung überprüft und bestätigt hat. Eine Projektkontrolle vor Ort ist durch Projektreisen der Länderreferenten gegeben.

Projektabschluss

Nach Beendigung des Projekts erhält Renovabis einen abschließenden Durchführungs- und Finanzbericht mit den entsprechenden Zahlungsbelegen. Sind diese vollständig, schließt der zuständige Referent das Projekt offiziell ab.

Innenrevision und Wirtschaftsprüfer

Alle Großprojekte gelangen dann automatisch in die Innenrevision, die erneut überprüft, ob die Projektabwicklung ordnungsgemäß stattgefunden hat. Auch Kleinprojekte werden stichprobenartig überprüft. Die interne Revision wird durch eine vorwiegend dafür angestellte Mitarbeiterin ausgeführt. Sie ist direkt der Geschäftsführung unterstellt, eine Gefahr von Interessenkonflikten besteht nicht. Es gibt schriftliche Revisionsberichte, in denen über alle Beanstandungen berichtet wird. Diese werden direkt an die Geschäftsführung berichtet und von ihr verfolgt.
Es gehen schriftliche Anweisungen an die verantwortlichen Mitarbeiter und die Umsetzung der Anweisungen wird kontrolliert. Die Prüfungsschwerpunkte der internen Revision werden mit dem Abschlussprüfer abgestimmt und stichprobenartig kontrolliert.

Kontrolle durch Drittmittelgeber

Renovabis erhält auch Mittel des Verbands der Diözesen Deutschland (VDD) sowie über die Katholische Zentralstelle für Entwicklungshilfe (KZE) eine Förderung vom Bundesministerium für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung. Auch hier finden in regelmäßigen Abständen Überprüfungen der Projekte statt, in die Mittel des VDD bzw. der KZE geflossen sind.

Evaluation

Nach Abschluss des Projekts findet in einzelnen Fällen eine Projektevaluation durch externe Berater statt, um Erkenntnisse für die weitere Projektarbeit zu gewinnen. Zur Kontrolle über den Fortgang geförderter Maßnahmen werden Berichte über die Verwendung der Mittel verlangt. Wo notwendig, informiert sich Renovabis vor Ort über die Entwicklung und Durchführung eines Projekts und konsultiert Fachleute oder eigene Berater.
Für alle diese Aufgaben gilt, dass durch die Förderung von Projekten keine neuen Abhängigkeiten entstehen, sondern der Ansatz „Hilfe zur Selbsthilfe“ konsequent durchgehalten werden soll.